Les caisses enregistreuses ont considérablement évolué ces dernières années avec l’arrivée des nouvelles technologies. D’ailleurs aujourd’hui, lorsqu’on en parle, on dit plutôt logiciel de caisse. Cette évolution a suivi les nouvelles méthodes de travail dans les entreprises et la réglementation de plus en plus stricte. Regard sur un outil si présent dans nos vies, mais qui a bien changé depuis quelques années.
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NCR : le premier manufacturier de caisses enregistreuses
Vous avez peut-être déjà remarqué ces trois lettres sur un ATM (distributeur automatique de billets). La National Cash Register fondée en 1884 pour les caisses enregistreuses est la même compagnie, qui près de 100 ans plus tard, fut une des premières à se lancer dans le marché des distributeurs ATM. Cette évolution plutôt logique démontre bien les changements de l’industrie sur cette période.
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Aujourd’hui, les caisses enregistreuses brevetées par James Ritty, tenancier de bar à Dayton dans l’Ohio, ont bien changé. On parle désormais de logiciel de caisse. À l’époque, le créateur de la caisse enregistreuse l’avait conçu afin de s’assurer que ses employés ne conservent pas l’argent du bar dans leur poche, d’où son nom : « The Incorruptible Cashier » (le caissier incorruptible).
James Ritty vendit son entreprise (la National Manufacturing Company) et son brevet à John H. Patterson qui avait auparavant acheté plusieurs caisses enregistreuses pour son commerce de vente de charbon. C’est ce dernier qui fonda la National Cash Register Company (NCR) qui existe encore aujourd’hui.
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L’évolution de la caisse enregistreuse
Rapidement, la concurrence dans le marché des caisses enregistreuses s’établit et força la NCR a amélioré ses produits. Elle développa des caisses enregistreuses plus grosses afin d’être encore plus efficace contre le vol, car cela demeurait le but principal de son utilisation.
En 1906, Charles Franklin Kettering, ingénieur pour le compte du National Cash Register Company, supervisa le développement de la première caisse enregistreuse électrique. Le début du 20e siècle vit aussi l’ajout d’un tiroir où l’on déposait l’argent qui, en s’ouvrant, déclenchait un son de clochette afin d’avertir le patron de la tenue d’une transaction. L’apparition de bobines en papier sur lesquelles s’inscrivait le détail des transactions fut, par la suite, une des grandes évolutions de la caisse, alors qu’elles permettaient de vérifier les transactions.
C’est dans les années 1970 que les caisses enregistreuses commencent à se numériser. Alors que l’on assiste à l’apparition des codes-barres, elles se munissent d’un lecteur qui enregistre directement le prix du produit sans qu’une personne n’ait à entrer l’information manuellement dans la caisse. Dès les années 80, elles avaient remplacé entièrement les caisses mécaniques.
De la caisse enregistreuse au logiciel de caisse
La fin du 20e siècle sera marquée par la numérisation et le développement des caisses sur ordinateur alors que 80 % des commerces dans le monde sont équipés de caisses enregistreuses numériques.
L’arrivée d’Internet, au début du 21ème siècle, viendra modifier à tout jamais les caisses enregistreuses. En leur permettant d’accéder au web, les caisses utilisent désormais la puissance d’Internet pour stocker l’ensemble des données et des transactions dans un serveur sécurisé.
Aujourd’hui, dans les commerces, on retrouve souvent des tablettes tactiles utilisées comme système de caisse. On a assisté à la naissance du logiciel de caisse qui gère, dorénavant, les paiements en se connectant au clavier du compteur de la caisse enregistreuse. On l’utilise aussi pour le paiement mobile (à partir d’un smartphone).
Le logiciel de caisse ne ressemble en rien à ses prédécesseurs, ni physiquement ni dans son utilisation. Les fonctions du logiciel sont bien plus avancées et permettent une multitude de tâches auxquelles la caisse enregistreuse ne touchait pas.
Grâce à celui-ci, il est désormais possible de procéder à la gestion des données qui pourront servir à améliorer le marketing de l’entreprise en l’associant à un logiciel de CRM. La relation client devient ainsi beaucoup plus personnalisée et donc plus efficace. Cette fonction permet au commerçant de développer son marché plus activement (par une entrée de données journalières) et en connaissance des besoins réels de sa clientèle.
Le logiciel de caisse permet aussi une meilleure gestion des stocks alors que le commerçant en connaît avec précision son contenu, et ce dont il aura besoin de commander prochainement. Il est même possible de procéder à un restockage immédiat selon des quantités minimum que l’on indique au préalable dans le logiciel.
La technologie a obligé la caisse enregistreuse à se développer et à prendre une autre forme. En 1884, James Ritty n’avait pas la moindre idée qu’un jour les transactions s’effectueraient à l’aide de cartes de paiement et qu’elles n’impliqueraient pas d’argent physique. L’arrivée des tablettes, ces mini-ordinateurs ambulants, ont permis de nouvelles fonctions aux logiciels dont le paiement par smartphone.
Quelle sera la prochaine transformation ? Un jour peut-être pas si lointain, vous n’aurez qu’à apposer votre doigt sur la surface d’une tablette (ou d’un autre objet aujourd’hui inconnu) et la transaction sera complétée !
Le rôle de la caisse enregistreuse dans la gestion des commerces
La caisse enregistreuse est un outil indispensable dans la gestion des commerces. Elle permet de suivre les ventes effectuées sur une période donnée, d’enregistrer le chiffre d’affaires et de tenir une comptabilité régulière.
La caisse enregistreuse ne sert pas uniquement à gérer l’argent entrant et sortant du commerce. Effectivement, elle peut aussi être utilisée pour surveiller les stocks et éviter les ruptures de stock imprévues.
En utilisant des codes-barres ou des scanners RFID (radio-identification), les employés peuvent rapidement scanner chaque produit vendu au moment de son passage en caisse. Ces informations sont ensuite envoyées directement à un logiciel qui compile toutes ces données afin que le propriétaire puisse suivre avec précision ce qui a été vendu pendant la journée.
Avec cette fonctionnalité supplémentaire, il devient facile pour les commerçants de comprendre quels produits se vendent bien et ceux qu’il faut commander davantage. Cette information aidera aussi à ajuster l’inventaire pour éviter tout gaspillage inutile.
D’autres fonctions plus spécifiques ont été ajoutées aux caisses : intégration avec le système bancaire, impression du ticket imposable, éditions fiscales aux normes NF 525 françaises, par exemple.
Les petits commerces peuvent utiliser des caisses simples alors que les grandes entreprises préfèrent souvent opter pour des systèmes plus sophistiqués incluant plusieurs applications, dont celles liées au CRM et à la gestion des stocks.
Le choix d’une caisse enregistreuse est essentiel pour tout commerçant. Vous devez vous tenir informé sur les dernières modifications légales encadrant son utilisation afin de disposer d’un équipement conforme aux exigences gouvernementales.
Les normatives actuelles concernent l’encaissement sécurisé, avec une certification qui garantit un niveau de sécurité lors du traitement d’informations personnelles des clients. Ces certifications sont renouvelées tous les ans pour assurer que la caisse reste toujours au top niveau dans l’exigence requise par la loi. Il existe des normatives fiscales (NF5) ou légales strictement respectées.
Les avantages du logiciel de caisse par rapport à la caisse enregistreuse traditionnelle
Avec l’avènement des technologies de l’information, les caisses enregistreuses ont évolué pour donner naissance aux logiciels de caisse. Ces derniers présentent plusieurs avantages par rapport à leurs prédécesseurs.
Ils sont plus rapides et plus efficaces que les vieilles machines enregistreuses. Les employés peuvent scanner rapidement chaque produit acheté et obtenir immédiatement le montant total dû par le client.
Le logiciel peut aussi être utilisé pour mettre à jour automatiquement la gestion des stocks. Effectivement, dès qu’un produit est vendu, il est déduit du stock, ce qui est moins le cas avec les anciennes caisses enregistreuses, permettant ainsi une estimation plus précise des quantités à commander.
La sécurité est renforcée avec les logiciels de caisse puisqu’ils sont dotés d’un système sécurisé pour traiter les paiements par carte bancaire. Les données sensibles telles que les informations financières ou personnelles du client sont cryptées afin d’éviter tout risque de vol.
Passer à un logiciel de caisse permet au commerce non seulement d’optimiser ses opérations quotidiennes mais aussi de se conformer aux normes fiscales et légales en vigueur. Il améliore aussi l’image que véhicule le commerce auprès des clients en offrant une expérience transparente et fiable lors du passage en caisse.
Vous devez avant tout choisir votre outil informatique POS (Point of Sale) selon vos propres besoins commerciaux plutôt qu’une solution unique ‘tout-en-un’, car chaque entreprise a sa propre politique tarifaire ainsi que sa stratégie marketing à respecter…
